メール共有
IMAPとGmailの活用でどこでもメールの送受信ができる
ファイル共有の次に重要なのが、複数パソコンでのメールの共有です。一般的なメールのやり取りで多く用ポップいられているのはPOP」（Post Office Protool）という方式です。
POP
は、メールサーバーに届いたメールをメールソフトでダウンロードするための仕組みです。ただ、POPでメールを受信すると、通常はサーバー上からメールは消去されます。もちろん、サーバーから消去されない設定も可能ですが、その場合はサーバーにメールがたまり続けるので、メールボックスが容量オーバーしないように管理する手間が発生します。
加えてPOP は、各パソコンのメールソフトでメールを管理することが前提なので、送信したメールが各パソコンにしか保存されません。
自分が送信したメールをあとから確認したいケースは少なくありませんが、POPを利用していると、メール送信に使ったパソコンでしか内容を確認できません。外出時に送信したパソコンがなければ確認できません。自宅でデスクトップパソコンなどを使用している場合には、外出先でメールを確認することができないということです。これは非常に不便です。
POPをやめて「IMAP」にする
そこでおすすめしたいのが「IMAP」（Internet Message Access Protool）という方式です。POPと異なりIMAP では、メールをすべてサーバー上で管理し、サーバーに保存されているメールをメールソフトで見に行くだけです。メールはすべてサーバー上にあるので、どのパソコンでもメールボックスの内容は同じに見えます。インターネットに接続できているPCがあればどんなパソコンでも閲覧可能です。 しかも、メールソフトで行った操作は、サーバー上のメールにも反映されます。たとえば、あるメールを読んで既読になると、別のパソコンで見ても既読と表示されます。さらに送信したメールもサーバー上に保存されるので、送信メールを別のパソコンでも惟認できます。 ただ、IMAPにも弱点はあります。それはプロバイダーが提供するメールサービスは、IMAPに対応していない場合が多いことです。ただしこれは、Googleが提供しているGmailを使うことで解決できます。 GmailはIMAP に対応しており、他のメールアカウントに送信されたメールを取り込む機能も備えています。そのため、自分が普段使っていみメールサービスで受け取ったメールをGmailに取り込み、IMAP方式でメールソフトからGメールを見に行けば、 普段使っているメールアドレスのままIMAP でメールが読み書きできます。このように、Gmailを利用することで複数台のパソコンでメールを使うときの悩みが解決できるのです。
メールはGmailに一本化
メールアカウントを取り込み、複数のメールを集約する方法です。今回はヤフーメールを例に手順紹介しますが、他のプロバイダーのメールアカウントでも操作は同じです。考え方としては、Gmailでプロバイダーのメールサーバーに「POP」でメールを取りに行き、そのGmailにパソコンから「IMAP」でつなぐというものです。 まずはGmailにメールを取り込む設定を行います。Gmailにログインしたら設定画面を開き、POP3 のメールアカウントを追加﹈ を選びます【続いてGGmail取り込みたいメールアドレスを入力して、ユーザー名やパスワード、POP サーバーのアドレスなどを入力します。POP サーバーのアドレスやポート番号は、今使っているメールソフトの「メールアカウント」の「受信メールサーバー」の情報を見ながら転記すれば、間違いありません。 なお設定画面の中でとくに注目したいのは「受信したメッセージにラベルを付ける」の部分です。ここにチェックを入れてラベルを付けておけば、あとで「どのアドレスで受信したメールなのか」がひと目でわかります。 ヤフーメールとプロバイダーのメールなど、複数のメールアカウントをGメールに集約するのであれば、必ず設定しましょう。
メール送信もGmailを使う
次は、Gmailからヤフーメールのサーバーを経由してメールを送信信） できるように設定します。こうすれば、ヤフーのアドレスで送信したメールの送信履歴がGmailの「送信済みメール」に残ります。なお、入力する「SMTPサーバー」は、参照したメールアカウント情報の「送信メールサーバー」の部分を転記します。この設定を終えると、ヤフーメールのアドレス宛に、「ヤフーのメールサーバーを経由したメール送信を許可するかどうか」の確認メールが届きます。メールに書かれている確認コードを入力すれば設定完了です。
設定が簡単なライブメール
次は、GmailルにメールソフトからIMAPで接続するための設定を行います。なお、Windows 7には標準でメールソフトがインストールされていないので、「ウインドウズライブメール」（以下、ライブメール）
もインストールします。
ライブメールは、Gmailのアカウント情報を入力するだけで、その他の設定を自動で行ってくれるため、とても楽です。
まずは、Gmailにログインします。そして設定画面の「メール転送とPOP/MAP」から、GmailヘのIMAP接続を有効にします。。次に「スタート」メニューからライブメールを起動します。初回起動時は「自分の電子メールアカウントを追加する」という画面が開きます。この画面にGmailアドレスとパスワードを入力します。ただ、このままで作業を終わらせてしまうとライブメールを起動するたびにIDとパスワードを入力するようになってしまいます。［パスワードを保存する］にチェックを付けておけば1回の入力ですみます。
他のメールソフトだと手動設定する
ライブメールではほとんどの設定が自動で行われますが、すべてのメールソフトがそうとは限りません。たとえば、WindowsXP に標準搭載されている「アウトルックエクスプレス」は、手動で設定を行う必要があります。基本は通常のメールアカウントの追加と同じ作業で、特別な設定は不要です。まずは同様にGmailヘのIMAP接続を有効にしておきましょう。
次に「スタートメニュー」からアウトルックエクスプレスを起動し、アカウントの設定画面を開きます。そして、アカウントの追加作業に入ります。アウトルックエクスプレスの場合、アカウントの追加はウイザード画面にしたがっていきます。ここで大切なことは、受信メールサーバーの種類に「IMAP」を選択することです。
また、IMAP接続を行う場合、受信メールサーバーに入力するアドレスがPOPと異なります。IMAP
の場合は、サーバーのアドレスにimap」という文字が含まれているので、確認しましましょう。
最後にセキュリティの設定
アカウントの追加が完了したら、今度はアカウントのプロパティ画面を開きます。そして、サーバーにアクセスする際は暗号化通信を行う設定と、メールを送信するときにアカウントの認証を行うように設定します。Gmailは暗号化通信とアカウントの設定をしないとメールの送受信ができないからです。最後にアウトルックエクスプレスのメイン画面を開き、Gmailのアカウントが追加され、正常にメールを受信できていることを確認しましょう。これでGmailのメールを送受信できるようになります。
Gmailの活用方法はこちら。